Sundhedsvidenskab > For ansatte > Bilagsbehandling > Faq

Spørgsmål og svar om bilagshåndtering, kontering mv.

Sp:
Jeg har modtaget en papirfaktura med ufuldstændige oplysninger
Sv:
Hvis du ikke ud fra indholdet kan spore rette modtager, sender du den til Driften.

Sp:
Jeg har modtaget en dansk papirfaktura
Sv:
Kontakt Driften, som sender et standardbrev til afsender med besked om at vi afviser fakturaer, der ikke sendes elektronisk. Du kan i særlige tilfælde selv udarbejde en "kvikfaktura" i ØSS.

Sp:
Jeg har modtaget en udenlandsk papirfaktura (der ikke vedrører en rejseafregning).
Sv:
Du sender den til Regnskabssektion i Nørregade 10 med attestation og kontering.

Sp:
Hvordan kontrollerer jeg at en regning er bogført eller er under behandling.
Sv:
Kontakt Driften, som har adgang til ØSS, e-fakturaflow og Datavarehuset. ØKO giver efter behov adgang til og instruktion i Datavarehuset.

Sp:
Jeg vil gerne oprette et analysenummer, projektnummer i segmentlisten.
Sv:
ØKO foretager en konkret vurdering ud fra væsentlighed og styringsbehov, om der skal oprettes stedkoder, analysenumre og projektnumre.

Sp:
Jeg har modtaget en intern faktura, hvad gør jeg.
Sv:
Du (konterer) påfører stedkode, artsnr. samt evt. analysenr. og projektnr. Den interne faktura sendes efter godkendelse af enhedens dispositionsansvarlige til Regnskabssektionen i Nørregade til bogføring/registrering.

Sp:
Jeg vil gerne bestille et kreditkort med firmahæftelse.
Sv:
Kreditkort udstedes kun efter særlig aftale. Det er korthavers opgave at indsamle originalbilag og fornøden supplerende dokumentation (v/repræsentation o.l.). Det er ikke nok, at kontere og afregne kontokortet på baggrund af kontoudskrift alene. Kortholders afdeling konterer og attesterer kontoudtoget i ØSS.

Sp:
Jeg har fået advis fra en bank om at der er kommet en indbetaling.
Sv:
Driften søger at placere bilaget hos den relevante afdeling, og står for evt. supplerende kontakt til banken. Relevant afdeling forestår den nødvendige kontering og godkendelse.

Sp:
Jeg har modtaget gebyropkrævning fra Postvæsenet pga. fejlfrankeret brev.
Sv:
Gebyropkrævningen betales uden videre fra fakultetssekretariatet ved at køre beløbet gennem frankeringsmaskinen. (Hvis det forekommer regelmæssigt (at det er én medarbejder eller én afdeling, der fejlfrankerer, igangsættes et analyse/opklaringsarbejde)