Sundhedsvidenskab > For ansatte > Bilagsbehandling > Repræsentation

Repræsentation

Repræsentationsomkostninger er omkostninger til måltider, restaurationsbesøg, drikkevarer, gaver og opmærksomheder over for eksterne parter, afholdelse af jubilæer samt andre begivenheder udadtil med ekstern deltagelse, som afholdes for at fremme universitetets aktiviteter, og de afholdes over for personer, som ikke er ansat i virksomheden eller på anden vis deltager i ledelsen.
Fødselsdage skal dog betragtes som private begivenheder, som dermed er universitetet uvedkommende - uanset deltagerkreds

KU har en vejledning om repræsentationsudgifter og personaleforplejning. 

Reglerne omkring takster, dokumentation og kontering vedrørende repræsentation fremgår på denne side.

Regler omkring personaleforplejning finder du i KU's vejledning.

Takster

Københavns Universitet har fastsat nogle takster for kuvertpriser i forbindelse med repræsentationsomkostninger som normalt ikke må overskrides.

Gældende takster fra 1/1 2008 for repræsentationsomkostninger på Københavns Universitet:

Middag inkl. drikkevarer 600 kr. pr. kuvert
Frokost inkl. drikkevarer 400 kr. pr. kuvert
Reception inkl. drikkevarer 75 kr. pr. kuvert
Gaver, blomster, kranse o.l. 500 kr. pr. person

Ved særlige lejligheder kan der dispenseres fra KU's takster. Dispensationen skal gives skriftligt af nærmeste chef. I dispensationen skal det begrundes, hvorfor taksterne fraviges, og dispensationen skal vedlægges udgiftsbilaget.

I de helt særlige og enkeltstående tilfælde, hvor KU's takster overskrides, skal omkostningerne holdes noget under 1.000 kr. pr. kuvert for middag inkl. drikkevarer og forholdsmæssigt for de øvrige traktementer.

Dokumentation

Faktura/omkostningsbilag (hvoraf dato og ydelsernes art fremgår) med oplysning om:

• Anledning (så vidt muligt bilagt dagsorden/indkaldelse/program)
• Deltagernes navne

Ved større arrangementer som jubilæer og receptioner kan der være praktiske hindringer for at kunne levere navne på deltagerne, men en invitationsliste, hvis den findes, kan vedlægges bilaget.

Kontering og bogføring

Repræsentation konteres fra og med 2008 på arterne:

31411 Intern kantinebespisning (intet momsfradrag)
31412 Hotel og restauration, indland (6,25 % momsfradrag)
31413 Hotel og restauration, udland (intet momsfradrag)
31420 Gaver, blomster, kranse (intet momsfradrag)
31430 Anden repræsentation (intet momsfradrag)

Særligt vedr. intern bespisning

Fakultetssekr. har indført en bagatelgrænse på 1.000 kr. på bestillinger til intern bespisning fra Simply Cooking, hvilket betyder at fakturaer fra Simply Cooking på mødeforplejning hvor det samlede beløb er på under 1.000 kr. kan godkendes uden videre.