Sundhedsvidenskab > For ansatte > Bilagsbehandling > Udlæg
Udlæg
Udlæg bedes minimeret så vidt muligt og erstattet af almindelige indkøb via e-faktura, da udlæg er administrativt tidskrævende
Har du haft et udlæg for Fakultetssekretariatet skal du gøre følgende:
Udlæg bruges i undtagelsestilfælde og først og fremmest til mindre indkøb, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at foretage indkøb hos en leverandør. Du skal have en kvittering for købet (fx Kassebon), som skal vedhæftes som dokumentation. (Er kvitteringen bortkommet kan man undtagelsesvis anvende en tro- og loverklæring).
Du skal udfylde en udlægsblanket, og denne skal attesteres af den leder før ud sender den ind til Nørregade.
- Gå ind på medarbejderguide på KUnet og udlægsblanketten ligger under økonomi
- Udlægsblanketten udfyldes og det er en god ide 'at springe' med TAB-tasten. Blanketten er selvforklarende. Kontooplysninger m.m. kan du finde her på hjemmesiden.
- Udskriv blanketten, Gem den udfyldte blanket på dit personlige drev, hæft de nummererede bilag bag på og skriv blanketten under.
- Din leder skal attestere blanketten i feltet i nederste venstre hjørne.
- Herefter sendes blanket og bilag i en intern kuvert til Regnskabssektionen, Kassen, Nørregade 10, der bogfører udlægget og indsætter pengene på din NEM-konto (samme sted, hvor din løn går ind)
Det er næppe nødvendigt at tage en fotokopi af blanket og bilag. Skulle det blive borte i posten, har du den gemte blanket på dit drev og kan her ud fra foretage en eftersøgning og evt. udarbejde en 'tro-og-love erklæring.
Der kan gå op til 14 dage fra blanketten modtages i Regnskabssektionen til pengene er på din konto.
Odontologisk institut har en kassefunktion (lok. 29.1.02), som kan anvendes til kontant afregning af udlæg.
Ved beløb over 3.000 kr. bedes du ringe først (Kim Sandgreen lok. tlf. 26507 eller Kit Grosen lok. tlf. 26508).
Den daglige åbningstid er mellem kl. 08.00 og kl. 15.00. Fredag dog mellem kl. 08.00 og 14.30.
I juli og august er åbningstiden mellem kl. 08.00 til 12.00.