Sundhedsvidenskab > For ansatte > Indkøb - kampagnesite

Indkøbskampagne:
Det kan være dyrt at købe billigt

I april 2011 sætter SUND fokus på indkøb gennem en kampagne med følgende mål:

• at reducere antallet af kontante udlæg
• at reducere antallet af små fakturaer
• at øge antallet af indkøb gennem aftaler
• at synliggøre indkøbsorganisationen og de udpegede bestillere

Det overordnede mål er dermed at spare penge ved at købe på aftaler og ved at reducere administrationen.

Kampagnen følger KUs overordnede retningslinier for indkøb og retter sig mod alle rekvirenter af varer til laboratorier, administration og indretning.

Baseline

De fleste varer til den daglige drift købes i dag via KUs indkøbsaftaler, men det er fortsat muligt at reducere antallet af kontante udlæg og indkøb uden for aftaler.

Antallet af kontante udlæg varierer. Blandt SUNDs institutter og centre kunne den bedste enhed nøjes med 9 kontante udlæg, mens 'Sorteper' i 2010 havde 444 kontante udlæg til bilagsbehandling. Yderligere administrative besparelser kan nås ved reduktion af mængden af små fakturaer på beløb under 1.000 kr. hvor administrationen i 2010 skulle håndtere institutternes mellem 642 og 3678 fakturaer.

Key Performance Indicators

SUND er yderligere bundet op på nogle målsætninger, der måles gennem Key Performance Indicators, KPI, hvor kampagnen sigter mod en langsigtet forbedring af SUNDs og institutternes performance.

Kampagnen består at følgende elementer:

• Kampagnehjemmeside
• Information gennem SUND-info og KUnet
• Brochure til omdeling
• Infoskærme

Kampagnens grundlag

Det er dyrt at købe billigt. Budskabet retter sig særligt mod de mange kontante udlæg, hvor der er en umiddelbar besparelse på indkøb hos egne forhandlere, men hvor den administrative håndtering af bilag i den enkelte afdeling på SUND og i KU's administration koster mange sagsgange og dermed arbejdstid.

Hvor en vare indkøbt på aftale eller via e-faktura skal gennem 3 instanser, skal et kontantudlæg gennem det dobbelte.

Det klassiske eksempel er en pakke AA-batterier købt hos Harald Nyborg, som koster mindre end samme vare købt gennem KU aftale. Til gengæld koster den administrative håndtering omregnet i arbejdstimer mange gange besparelsen. Den umiddelbare besparelse for den enkelte bliver en fordyrelse for flertallet.

Regler for koordineret indkøb 

Pr 1. april 2009 er der på SUND indført et nyt regelsæt for indkøb af varer og ydelser. Reglerne omfatter ugeleverancer, øget brug af indkøb gennem aftaler og indkøb gennem faste bestillere. Målet med indkøbsordningen er bedre service og væsentlige besparelser (se pdf) gennem storkøb.

Varelevering

SUND modtager én ugentlig levering af varer. Det vil fortsat være muligt at få dag til dag leverancer, men det koster. For SKI leverandører maks. 500 kr. pr. ordre

Varekategorier med obligatorisk indkøb gennem KU-aftaler

KU har en målsætning om, at 80 procent af alle indkøb skal ske gennem aftaler, med en række stordriftfordele til følge. Følgende varekategorier er allerede inkluderet:

• Laboratoriemateriale (forbrug og engangsmaterialer; fx gummihandsker, pipettespidser, papirruller, etc.)
• Publikation (layout og grafik, trykning, anden publikation)
• Kontorhold (kontorartikler, papir, telefon, porto & forsendelse, taxa)
• Inventar (møbler)
• Vikarhjælp
• Dataforbrugsartikler
• Flytning
• IT

Retningslinjerne gælder for indkøb for såvel ordinære som eksterne midler (både private og offentlige).

Indkøb kun gennem bestillere

Med KU's indkøbsorganisation er det kun muligt at indkøbe varer og ydelser gennem udpegede bestillere. Se vejledningerne til indkøb på KUnet.

Alle enheder og afdelinger på SUND har en eller flere kontaktpersoner (excel), som kan hjælpe og vejlede.