Sundhedsvidenskab > For ansatte > ledelse > navneanvendelse > signatur-email

Installation af e-mail signatur

Alle medarbejdere ved SUND skal bidrage til at profilere vores fakultet. Det sker også ved at præcisere tilhørsforholdet til fakultetet i e-mails. Derfor gælder følgende retningslinier for brug af fakultetets navn og logo i e-mails.

Opsætning af signatur

Alle medarbejdere ved SUND skal opsætte en signatur i Microsoft Outlook, der indeholder fakultetets navn og logo. Funktionen findes under Funktioner>Indstillinger>Postformat>Signaturer.
Vælg Ny hvis du skal oprette en ny signatur eller Rediger hvis du vil ændre en eksisterende signatur.

Vælg HTML format

Formatet til signaturen skal være i HTML, da RTF-format giver problemer med visning af logo. I signaturen skal du anvende skrifttype Verdana, størrelse 7,5 pkt.

Designlinie for e-mails

Principperne for e-mails er de samme som universitetets visitkort, dvs. at vi bruger den samme standardopsætning, samme forkortelser, osv.

Signaturen består af 3 afsnit:

1. I første afsnit skrives dit navn (med fed) og din funktion (normal)
2. I andet afsnit skrives adresseteksten, som skal omfatte Københavns Universitet (med fed) og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Derudover kan du tilføje navn på institut, afdeling, enhed eller lignende. Endvidere skal du skrive adressen på den enhed, hvor du hører til.
3. I det tredje afsnit skrives telefonnumer, e-mail, mv. Du skal brug store bogstaver til TLF, DIR, MOB, PRV og FAX. Lokale skrives med store og små bogstaver, mens e-mail og internetadresse skal være med små bogstaver. Der skal være TLF, DIR, e-mail og website, resten er frivilligt. Bemærk, at man skal passe på med e-mail og webadresse med at trykke på "linjeskift". Outlook laver automatisk et link (med blå farve) - hyperlinket skal fjernes og tekstfarven skal ændres tilbage til "Grå", men understregningen beholdes.

Alle poster skal stå i viste rækkefølge og forkortelser skal stå som vist. Der skal kun være et enkelt mellemrum (8 pkt.) mellem de 3 afsnit.

Se dansk og engelsk demo-version (pdf)

Logo

Til sidst skal du tilføje logoet, (gem dansk logo eller engelsk logo på din egen PC ved at højreklikke på billedet). For at indsætte logo i signaturen skal du højreklikke i tekstfeltet i Outlook og vælge "indsæt billede". Brug "gennemse"-funktionen for at finde logo-filen, som du har downloadet på din egen PC. Der skal kun være et enkelt mellemrum (8 pkt.) mellem webadressen og logoet.

Husk til sidst at gemme signaturen.